この記事の結論：AI議事録の安全性は、サービス名や認証マークだけでは判断できません。「何のデータが、どの処理で、どこへ送られ、誰が見られ、いつ消えるか」を契約プランと運用単位で確認しましょう。録音の通知・同意、共有権限、保存・削除、AI学習の扱いまで決めてから試すのが基本です。
会議の音声には、顧客情報・人事情報・未公開の事業計画などが含まれることがあります。文字起こしを便利にするほど、音声・テキスト・要約をどのサービスへ渡し、誰と共有するかを明確にする必要があります。
本記事はセキュリティ監査や法的助言ではありません。2026年10月3日時点で確認できる公式情報をもとに、社内担当者が導入前の質問を整理できるようにまとめています。サービスの仕様や契約条件は変わるため、最終判断では提供元の最新資料・契約書・社内規程を確認してください。
このページは録音から削除までの処理を項目別に書き出すためのチェックリストです。最初の絞り込みはセキュリティ確認の3項目、社内審査・承認は法人導入向け総合ガイドへ。ツール選びはAI議事録ツール4選をご覧ください。
AI議事録ツールで確認するデータの流れ
「AIに会議データを入れる」と一言でいっても、実際には録音、音声認識、要約生成、保存、共有、エクスポートなど複数の処理があります。それぞれ異なる事業者や設定が関係する場合があるため、サービス全体の説明だけでなく、データの流れを分けて質問しましょう。
| 確認する段階 | 具体的なデータ | 確認する質問 |
|---|---|---|
| 取得・録音 | 会議音声、動画、画面キャプチャ、参加者情報 | 誰が録音を開始できるか。参加者にどう通知されるか。画面キャプチャは何を記録するか |
| 文字起こし | 音声、話者情報、認識テキスト | どの音声認識事業者が処理するか。音声・認識結果がモデル改善に使われるか |
| 要約・分析 | 文字起こし、プロンプト、生成結果 | どの生成AIが処理するか。入力が学習に使われるか。処理先や保持条件は何か |
| 保存 | 音声、テキスト、要約、画像、ログ | 保存先リージョン、保存期間、バックアップ、削除後の扱いは何か |
| 共有・連携 | 議事録、ダウンロードファイル、連携先データ | 共有範囲、リンクの認証、連携先、外部共有停止、アクセス履歴を制御できるか |
「国内データセンターに保存」と「すべての処理が国内で完結」は同じ意味ではありません。保管場所、処理を行う事業者・地域、サポートアクセス、バックアップ先をそれぞれ分けて確認します。
導入前に確認したいチェックリスト
録音する会議と参加者への説明
- 録音・文字起こしの対象会議を業務上必要な範囲に限定する
- 社内会議・顧客会議・採用面接など、会議種別ごとの可否を決める
- 録音中であることを参加者へどう通知し、必要な同意をどう取得するか決める
- 機密情報や個人情報が出た場合に録音を止める・除外する手順を用意する
会議の主催者が録音を開始できても、どの会議でも録音してよいとは限りません。会社の規程や契約、個人情報の取扱いに沿って、参加者への説明文や議事録の利用目的を決めてください。
AI学習・モデル改善への利用
- 音声認識と要約生成を分けて、データがモデル学習に使われるか確認する
- 初期設定と契約プランごとの既定値を確認し、管理者が設定を固定できるか確認する
- 学習オフが既存データにも適用されるのか、新規データだけなのか確認する
- 外部AI事業者へ送信されるデータの種類・目的・処理条件を確認する
「AI学習に利用しない」という説明も、どの処理を対象とするかを確認するのが重要です。音声認識エンジンの改善、生成AIモデルの学習、サービス品質の監視や不正利用対策は別の扱いとなる場合があります。
保存場所・保存期間・削除
- 音声・文字起こし・要約・画像・操作ログそれぞれの保存先と保存期間を確認する
- 削除できる担当者、削除の反映時期、バックアップから消えるまでの条件を確認する
- 退職・異動・契約終了時にユーザーとデータをどう処理するか決める
- ダウンロードや他システムへの転記後、複製データを誰が管理するか決める
データをサービス上で削除できても、既にダウンロードされたファイルや連携先のコピーまで自動で消えるとは限りません。保存期限と削除の責任者を明確にしておきましょう。
アクセス権限・外部共有
- 管理者・記録者・閲覧者・編集者の役割を分けられるか
- 共有リンクにログイン、期限、パスワードなどを設定できるか
- 組織外への共有を制限できるか、共有履歴を確認できるか
- 多要素認証、IP制限、シングルサインオン、操作ログが必要か
- ダウンロード・コピー・連携を制限すべき情報があるか
「チーム全員が見られる」設定は便利ですが、会議の参加者と記録を閲覧すべき人が一致するとは限りません。部署・案件・機密区分ごとに閲覧範囲を決め、最小権限にする方針を作ります。
委託先・契約・インシデント対応
- 音声認識や要約に使う外部事業者と、その役割・処理地域を確認する
- 契約上の秘密保持、再委託、データ処理、事故時の通知条件を確認する
- セキュリティ資料・認証報告書を入手し、自社の必須条件と照合する
- アカウント侵害や誤共有が起きた場合の連絡窓口・停止手順を確認する
- 導入後に設定・利用状況を見直す担当者と周期を決める
認証や準拠の表示は判断材料ですが、自社の要件をすべて満たす保証ではありません。認証の対象範囲・有効期間・対象サービス・対象プランを確認し、必要ならセキュリティシートや契約上の回答を提供元へ依頼してください。
torunoとNottaの公開情報から分かること
ここでは「どちらが安全」と順位付けするのではなく、公式に公開されている情報と、導入担当者が追加で確認すべき点を整理します。公開情報だけで個別企業の要件適合を断定することはできません。
| 確認軸 | toruno | Notta |
|---|---|---|
| 処理を担うAI | 公式案内では文字起こしにAmiVoice、要約にAmazon Bedrockを利用 | 音声認識は第三者の国内パートナーのエンジンを利用。要約・分析は機能ごとに最新の説明を確認 |
| AI学習 | 音声データや文字起こし結果をAI学習データに利用しないと案内 | 音声認識では第三者提供元の学習に利用される場合がある旨を説明。「AI学習なし」はBusiness Plus・Enterprise等の対象条件を確認 |
| 保管場所 | 顧客データは日本リージョンのクラウドに保管すると案内。処理・委託先の詳細は必要に応じて資料で確認 | 公式セキュリティ情報では東京リージョンの保管を案内。利用機能・契約・処理工程別の条件を確認 |
| 管理機能 | 公式ページで閲覧・編集権限、IP制限、二段階認証などを案内 | プランにより権限管理、外部共有制限、IP制限、操作ログなどが異なる。必要機能が契約に含まれるか確認 |
| 導入前の注意 | 要約・多言語・連携など一部機能は専用プランが必要。業務時間や超過料金も確認 | AI学習設定やデータ保管条件はプラン・設定に依存。無料／個人向けと法人向けを混同しない |
torunoの公式情報では、要約機能は「ビジネス AI要約」プランが必要で、2026年10月3日に確認した法人向け価格表は税別です。基本プランは月30時間9,000円、月100時間28,500円、月500時間135,000円。AI要約プランは月30時間27,000円、月100時間85,500円で、記録時間超過時の従量料金も設定されています。利用予定時間・要約の必要性・超過時の金額を含めて見積もりましょう。個人向けトライアル条件とは異なるため、申込画面で対象契約を確認してください。
Nottaの公式ヘルプは、音声認識エンジンの学習利用と、学習なし環境の条件を別途説明しています。学習なしの利用はBusiness PlusやEnterprise等の条件が案内されているため、通常の無料・個人プランまで同一と解釈しないようにしてください。セキュリティ認証の取得情報と、実際の学習設定・処理条件は別の確認項目です。
つまり、国内保管やAI学習不使用を重視する場合でも、公開ページの短い説明だけで決めず、音声認識・要約それぞれの処理経路、契約プラン、保存と削除、共有制御を自社条件と照合する必要があります。
導入時に使える確認手順
- 情報区分を決める：一般情報、社内限定、機密、個人情報などに分け、録音可能な会議を定義する。
- 必要要件を絞る：AI学習、保管地域、保存期間、権限、外部共有、認証、監査ログなど必須・希望を分ける。
- 提供元へ質問する：機能ごとの処理事業者・地域、プラン差、データ削除、再委託、事故時対応を書面で確認する。
- 限定テストを行う：機密を含まない会議で、権限・共有・削除まで確認し、誤共有や運用負荷がないか試す。
- 運用ルールを公開する：録音の告知、同意、議事録の確認者、保存期間、共有先、削除責任者を利用者へ周知する。
- 定期的に見直す：契約更新や仕様変更時に設定と提供元資料を再確認し、不要データを削除する。
議事録のAI要約は、決定事項や担当者の誤りを完全には防げません。重要な判断・数値・期限は担当者が原音や会議内容に照らして確認する工程を残してください。
導入判断の目安
| 状況 | 次に行うこと |
|---|---|
| 会議に機密・個人情報が含まれ、社内規程が未整備 | 録音を始める前に情報システム・法務・個人情報担当へ相談し、対象会議と利用ルールを決める |
| 「国内保存」「学習なし」が必須 | 対象プラン・音声認識と要約双方の処理・保管・バックアップ条件を書面で確認する |
| 外部共有や権限管理が重要 | デモ・トライアルで役割設定、外部共有制限、退職者処理、ログを実際に検証する |
| 費用を比較したい | 月額だけでなく、記録時間、超過料金、必要アカウント、要約機能、年払い総額を同じ条件で比較する |
まとめ：サービス選びと同時に運用を設計する
AI議事録のデータ管理では、「どのツールが安全か」という一問だけでは足りません。何を録音するか、文字起こしと要約を誰が処理するか、どこへ保存するか、誰と共有するか、いつ削除するかを一連の運用として確認しましょう。
- AI学習・モデル改善の対象を、音声認識と要約で分けて確認する
- 国内保管の説明と、処理・委託先・バックアップの場所を混同しない
- 契約プランごとに権限・共有・認証・監査機能を確認する
- 会議参加者への通知、同意、記録の目的を定める
- 限定テスト後も、人が内容を確認し、保存・削除を管理する
選定候補を広げる場合はAI議事録ツールおすすめ比較4選、NottaとZoomの費用・機能を見比べる場合はNottaとZoom AI Companionの比較もご覧ください。
参考・出典
- リコー toruno公式：機能・価格・システム構成（確認日：2026年10月3日）
- Notta公式：セキュリティ体制
- Nottaヘルプ：AI学習について
- Nottaヘルプ：料金プラン
本記事は公式公開情報を整理したもので、各社サービスの独自監査・実機テストや法的適合性の評価ではありません。契約前に最新の公式資料をご確認ください。